Nagrania, FAX, PCAP i dane komunikacyjne

Klient jest administratorem i podmiotem decydującym o użyciu telefonii, nagrań, FAX, chatu, PCAP i diagnostyki. RelayPBX działa jako procesor w Managed i przy danych powierzonych supportowi. Sama licencja, przycisk lub możliwość konfiguracji nie jest zgodą rozmówcy ani podstawą prawną.

Klient przed włączeniem funkcji ocenia właściwe prawo każdego kraju, cel, niezbędność, informowanie, zgodę lub inną podstawę, dostęp, retencję, transfer i prawa osób.

CDR i przepływ rozmowy mogą zawierać numery, nazwy, identyfikator tenanta, endpointy, czasy, status, routing, konto rozliczeniowe, operatora i identyfikatory techniczne. Dane służą zestawianiu połączeń, rozliczeniom, bezpieczeństwu, diagnostyce i raportowaniu. Okres przechowywania CDR ustawia tenant; minimalny zakres i role należy okresowo przeglądać.

Klient określa, czy nagrywanie jest zawsze włączone, na żądanie, selektywne lub wyłączone. Musi zapewnić wymagany komunikat, sygnał, zgodę lub inną podstawę przed rozpoczęciem oraz procedurę dla osób, które nie chcą być nagrywane. Nie wolno używać nagrań do niedozwolonego monitorowania pracowników ani utrwalać danych kart bez zatwierdzonego mechanizmu pauzy/maskowania.

Dostęp do odtwarzania i pobierania wymaga osobnej roli. Linki nie są publiczne, pobrania są audytowane, a retencja wynika z Recording Policy. Eksport poza RelayPBX staje się odpowiedzialnością Klienta.

Wiadomość głosowa może zawierać treść prywatną lub szczególną. Klient konfiguruje PIN, dostęp użytkownika, powiadomienia, retencję i zgodną z prawem zapowiedź. PIN nie powinien być przesyłany w tickecie ani e-mailu. Usunięta wiadomość może pozostać do końca rotacji szyfrowanego backupu.

Dokumenty faksowe i wiadomości czatu mogą zawierać dane poufne. Klient przypisuje skrzynki do właściwych użytkowników, ogranicza podgląd, weryfikuje odbiorcę przed wysyłką i ustawia okres przechowywania. Książka telefoniczna może zawierać tylko kontakty pozyskane i udostępnione zgodnie z prawem.

Potwierdzenie dostarczenia lub odczytu jest informacją techniczną, nie dowodem tożsamości odbiorcy ani skutecznego doręczenia prawnego.

Call Capture jest domyślnie wyłączony. Włączenie wymaga entitlementu, modułu w planie, właściwej roli i konfiguracji hosta. Preferowany jest tryb minimalny SIP/SDP bez RTP, gdy audio nie jest potrzebne. Pełny PCAP może zawierać treść mediów, adresy, numery, tokeny i inne sekrety protokołu.

Capture należy włączać dla określonego celu, zakresu i czasu. Dostęp, pobranie i usunięcie są audytowane, retencję i limit magazynu egzekwuje node, a pliki są izolowane od publicznej strony. Nie wolno używać PCAP do stałego nadzoru bez udokumentowanej potrzeby i podstawy.

Zdalne logi działają wyłącznie po włączeniu przez Klienta, w uzgodnionym zakresie i czasie. Pakiet powinien automatycznie redagować hasła, tokeny, klucze, PIN-y i zbędne treści. Klient sprawdza załączniki przed wysłaniem. Support otwiera dane tylko dla konkretnego zgłoszenia, rejestruje dostęp i usuwa kopie robocze po celu.

Nigdy nie należy przekazywać przez ticket pełnych danych karty, prywatnych kluczy ani aktywnych sekretów.

Konfiguracja Caller ID, PAI, Diversion i X-Headers musi odpowiadać uprawnieniom Klienta, scenariuszowi przekierowania, umowie z operatorem i lokalnemu prawu. RelayPBX nie potwierdza własności numeru przez samo zapisanie pola. Support może wymagać dowodu prawa do numeru i zablokować spoofing.

Dane lokalizacji alarmowej muszą być dokładne, aktualne i powiązane z właściwym numerem oraz użytkownikiem. Dostęp jest ograniczony, a zmiany audytowane. Klient testuje trasę tylko procedurą operatora i nie wysyła fałszywych alarmów. Dane alarmowe mogą podlegać dłuższej retencji lub ujawnieniu na podstawie prawa.

Tenant konfiguruje oddzielnie retencję CDR, nagrań, voicemail, FAX, chatu i audytu; PCAP ma politykę węzła przechwytywania. Brak terminu jest jawnie oznaczany jako luka, a nie traktowany jako bezterminowa zgoda. Skrócenie retencji może być nieodwracalne.

Udokumentowany legal hold zatrzymuje usuwanie w potrzebnym zakresie. Po jego zwolnieniu wraca zwykła retencja. Backupy usuwają wygasłe dane po rotacji i nie służą do zwykłego odczytu.

Klient prowadzi procedurę dostępu, sprostowania, ograniczenia i usunięcia oraz weryfikuje tożsamość. RelayPBX pomaga zgodnie z DPA. Podejrzenie nieuprawnionego odsłuchu, pobrania, błędnie wysłanego faksu, wycieku PCAP lub dostępu między tenantami należy natychmiast zgłosić na security@relaypbx.com i zachować identyfikatory bez dalszego rozpowszechniania treści.